جمعية مضر الخيرية

النهوض بالخدمات الالكترونية في جمعية مضر الخيرية تأسست في 2017..تقنية المعلومات تحدث نقلة نوعية في الاتصالات والبرمجيات وتخزين البيانات

490

 

كرامة المرهون – اعلام خيرية مضر

 

حرصت جمعية مضر الخيرية بالقديح على الاستفادة من التقنية في ضبط النفقات التشغيلية والإدارية وتحسين بيئة العمل وتعزيز الفاعلية وزيادة الإنتاجية، وكونت لجنة تقنية المعلومات في 7 شعبان 1438 هـ  الموافق 4 مايو 2017 م ، وارتكز عملها على الاهتمام بالتقنية المتعلقة بإدارة المعلومات والاتصالات والبرمجيات، والإشراف على كل الشبكات التابعة للجمعية وتطويرها. وعين مجلس الإدارة آنذاك المهندس نبيل عبدالله آل سلام مقررًا للجنة من خارج المجلس، وقد اتخذت اللجنة من مبنى الطرازيات مقرا لعملها.

ولتسليط الضوء على لجنة تقنية المعلومات، وهي أحدث لجنة تم انشاؤها في الجمعية، كان لنا حديث مطول مع مقرر اللجنة عضو مجلس الإدارة الحالي المهندس نبيل آل سلام، غطى نشأة اللجنة وأهدافها ومنجزاتها منذ انشائها في عام ١٤٣٨ هـ ، إضافة إلى خططها المستقبلية.

 

انشاء لجنة تقنية المعلومات

بدأ حوارنا مع عضو مجلس الإدارة مقرر لجنة تقنية المعلومات المهندس نبيل آل سلام بسؤاله عن تأسيس اللجنة، فأجاب ان البداية كانت بتأسيس فريق لتقنية المعلومات مساند لمجلس الإدارة في 13 ربيع الثاني 1438 هـ الموافق 12 يناير 2017 م ، تحت اشراف رئيس المجلس السابق. وكان الفريق مكونا من ثلاثة أشخاص أنا أحدهم، إلى جانب اخصائي تقنية معلومات ومهندس أنظمة. وكلف المجلس الفريق بجرد ما لدى اللجان والإدارات في الجمعية من أجهزة الاتصالات والحاسب الآلي والبرمجيات، ومن خلال الجرد وجدنا أن لدى الجمعية ٣٨ خط تلفون و ٨ خطوط بيانات و ٥ سنترالات إضافة إلى مجموعة كبيرة من أجهزة الحاسب الآلي قسم كبير منها متهالك ويحتاج إلى استبدال، وبرامج تخدم استقبال المجمع ومبيعات الصيدلية والمحاسبة، إضافة إلى برنامج يستخدم في اللجنة الاجتماعية بني بصيغة أكسس يوجد به سجل المستفيدين وطبيعة المساعدات المقدمة لهم.

وعلى أثر انجاز هذه المهمة، قدم الفريق تصورًا مبدئيًا لمجلس الإدارة لتطوير منظومة الاتصالات والحاسب الآلي والبرمجيات في الجمعية. وقد اعتمد مجلس الإدارة في 7 شعبان 1438 هـ  الموافق 4 مايو 2017 م، تكوين لجنة دائمة لتقنية المعلومات للإشراف على منظومة الاتصالات وأجهزة الحاسب الآلي والشبكات وقواعد المعلومات بالجمعية، وتم تعييني مقررًا للجنة من خارج المجلس، وقد اتخذت اللجنة من مبنى الطرازيات مقرا لعملها. واللجنة مستمرة في عملها وقد تمكنت من احداث نقلة نوعية في تقنية الاتصالات التابعة لإدارات ولجان الجمعية.

 

مهام متعددة

وعن مهام اللجنة، ذكر آل سلام أنها عديدة ومنها:

  • متابعة تأمين نظم الإتصالات وشبكات الحاسب الآلي، ووضع الخطط المتعلقة بأمن المعلومات لحماية شبكة الجمعية الداخلية، والإشراف على جمع وتصنيف وحفظ البيانات والمعلومات اللازمة لسير العمل في الجمعية، والعمل على تحديثها وتطوير نظم حفظها واسترجاعها
  • التنسيق مع الوحدات الإدارية بالجمعية فيما يتصل بإعداد الخطط في مجال الحاسب الآلي وتقنية المعلومات، وتحديد احتياجاتها من برمجيات وأجهزة ونظم، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها من قبل مجلس الادارة
  • إعداد الدراسات والمواصفات الفنية ودراسات الجدوى الخاصة المتعلقة بالتوسع في خدمات الحاسب الآلي وتقنية المعلومات بالجمعية، وتطوير الأنظمة والبرامج وقواعد المعلومات وشبكات الاتصالات الداخلية والخارجية
  • تأهيل الكوادر البشرية اللازمة لإدارة وصيانة الأجهزة والشبكة وقواعد المعلومات
  • الإشراف على موقع الجمعية على شبكة الإنترنت وتحديثه وصيانته بشكل دوري، بالتنسيق مع المركز الاعلامي والوحدات الإدارية بالجمعية.

 

الاستفادة من خبرات المتطوعين

وفي معرض الاستفادة من خبرات المتطوعين، أكد أن اللجنة ومنذ انشائها استعانت ولا زالت تستعين بمجموعة من المهندسين ذوي الخبرة العالية في مجال الاتصالات وتقنية المعلومات، وأجرت كثيرًا من الاستشارات والمتابعة معهم، لاستثمار تقنية المعلومات في احداث نقلة جديدة في ادارات الجمعية ولجانها، تعزز التواصل الفعال والإنتاجية والسرعة في إنجاز العمل وتقليل مصاريف التشغيل.

 

هيكلية اللجنة

وكما في لجان الجمعية، يقوم الموظفون بالأعمال اليومية التشغيلية ويساندهم مجموعة من المتطوعين من أهل الاختصاص تحت اشراف المقرر، وقد سألنا آل سلام عن عدد الموظفين وعن طبيعة الاعمال اليومية التي يقومون بها، فذكر أن لدى اللجنة موظفين اثنين أوكل لاحدهما مساندة لجان وادارات الجمعية في مجال البرمجيات، والآخر يرتكز عمله على الأجهزة والشبكات. وأكد أن للمتطوعين المختصين دورا كبيرا في الدراسات والتقييم حيث تستعين اللجنة بمجموعة كبيرة من المتطوعين المختصين حسب الحاجة، وتعتمد على مقدمي الخدمات من مؤسسات وأفراد لتوفير الأجهزة وإنجاز بعض الخدمات التخصصية.

 

همة وانجاز

حدثنا آل سلام أن الربط الالكتروني هو من أهم المشاريع التي انجزتها لجنة تقنية المعلومات مع  المشاريع والانجازات الأخرى التي لا تقل أهمية عنه، كتركيب وتحديث أجهزة الحاسب الآلي في إدارات ولجان الجمعية وتوسيع الشبكة الداخلية وتركيب خوادم مركزية واحتياطية والأمن السيبراني وتوفير خدمات انترنت مركزية وتعزيز النظام الاداري و تركيب نظام سنترال موحد، وتطرق للكثير من خفاياها وطبيعة العمل عليها في الوقت الراهن.

 

١- مشروع الربط الالكتروني

من أهم المشاريع التي انجزتها لجنة تقنية المعلومات، حيث تم انشاء شبكة لاسلكية خاصة تغطي كل منشآت الجمعية ولجانها الواقعة في سبعة مواقع، تمتد من قاعة الملك عبدالله بن عبدالعزيز الوطنية للمناسبات الواقعة غرب بلدتي الجارودية وأم الحمام، إلى صيدلية الجمعية الواقعة على شارع الرياض جنوب شرق القطيف بالقرب من فرع وزارة التجارة والاستثمار، مرورا بمبنى المجمع الطبي العام ومركز عين لضيافة الأطفال ومكاتب الادارة ومباني الجمعية في بلدة القديح. وقد وضع فريق من المهندسين والمختصين في تقنية المعلومات والشبكات اللاسلكية التصاميم الهندسية بعد اجراء المسح الميداني باستخدام مناظير تقييم الارتفاعات وبرامج كمبيوترية تحت اشراف مقرر اللجنة، وتم تعميد أحد المقاولين من بلدة القديح لتنفيذ المشروع.

وتابعنا سؤالنا لمقرر اللجنة عن المحرك الرئيسي لهذا المشروع ماهو؟ فأجابنا.. كان ترشيد تكاليف التشغيل وتحسين بيئة العمل هما جل اهتمامنا، بناء على توجهات مجلس الإدارة السابق، وكنا نحظى بمتابعة دقيقة ومكثفة لانجاز هذا المشروع. وأضاف “تمكنا من انجاز المشروع في وقت قياسي ونتج عنه انخفاض كبير في تكاليف التشغيل، إلى جانب توفير بيئة عمل موحدة سهلت التواصل بين إدارة الجمعية واللجان وادارات المشاريع الاستثمارية، فقد خفضنا عدد خطوط الهاتف من ٣٨ إلى ٨ خطوط، وخطوط البيانات من ٨ إلى خطين فقط، ووحدنا السنترالات الخمسة في سنترال واحد فقط يضم 200 تحويلة يمكن زيادتها مستقبلا حتى 1000  تحويلة. كما مكن المشروع ربط كاميرات المراقبة في جميع مباني الجمعية بغرفة المعلومات في مبنى الطرازيات واصبح التحكم بها مركزيا”.

 

٢- تحديث أجهزة الحاسب الآلي

وأضاف قمنا بتحديث جميع أجهزة الحاسب الآلي في إدارات الجمعية بما فيها المجمع الطبي والصيدليات ومركز عين وقاعة الملك عبدالله بن عبدالعزيز للمناسبات الوطنية، وزودنا كل موظف بجهاز خاص به، ويوجد لدى الجمعية حاليا ما مجموعه 180 جهازا، بالاضافة إلى أجهزة الماسح الضوئي والطابعات، جميعها متصل بشبكة الجمعية الداخلية ومزودة ببرامج التشغيل الضرورية.

 

٣- صيانة وتوسيع الشبكة الداخلية وتركيب خوادم مركزية واحتياطية

وأوضح أن التقنية تمكنت من تحديث الشبكة في مقر اللجنة الاجتماعية وربط منافذها بالألياف الضوئية (فيبر اوبتك) واستحدثت شبكة في مقر الإدارة الذي يضم الإدارة المالية والموارد البشرية والمركز الإعلامي ومركز رعاية المكفوفين ومقر اللجنة النسائية في مبنى الطرازيات، إضافة إلى صيانة وتحديث شبكات المجمع الطبي العام ومكتب التحصيل، واستحداث شبكة متكاملة في مركز عين وتركيب أجهزة حاسب آلي وتلفونات أي بي فون في جميع غرف المركز. كما تم تركيب وتحديث الخوادم بما يلبي حاجة لجان الجمعية ويجعل العمل ميسرا.

 

وفي معرض الحديث عن تركيب خوادم مركزية واحتياطية قال أنه تم تركيب خوادم احتياطية تحسبا لأي خلل، ولمنع تأثر العمل في الإدارات بأي طارئ.

إضافة إلى ذلك، قمنا بتوسعة قدرات تخزين المعلومات لتلبية الحاجة المتزايدة لحفظ وتخزين المعلومات خصوصا مع تشغيل الملف الطبي في المجمع الطبي والتوسع في أرشيف الجمعية. وحاليا قدرة تخزين المعلومات تغطي حاجة الجمعية للخمس السنوات القادمة.

وتابع آل سلام أن الإشراف على جمع وتصنيف وحفظ البيانات والمعلومات اللازمة لسير العمل في الجمعية، والعمل على تحديثها وتطوير نظم حفظها واسترجاعها يحتاج إلى عمل مستمر، وأشار أيضا إلى أن صيانة الأجهزة والشبكة وقواعد المعلومات يتطلب تأهيل الكوادر البشرية لإدارتها.

 

٤- تحديث برامج التشغيل

وتابع أنه في هذا الجانب الخاص بالبرامج التشغيلية لأجهزة الكمبيوتر وتحديثها قمنا بتركيب نسخ حديثة من برنامج التشغيل windows  وبرنامج ميكروسوفت في جميع الأجهزة، ويعمل موظفا اللجنة على صيانة الأجهزة والبرامج دوريا للتأكد من سلامتها واستقرارها وعدم حدوث أي مشاكل قد تعيق العمل.

 

٥- الأمن السيبراني

ونوه أنه في  خضم العمل على الشبكة والاهتمام بسلامتها التشغيلية، كان لابد من تزويد  أجهزة الحاسب الآلي في الجمعية بنسخ من برنامج الحماية واتخذنا كافة الاحتياطات لحماية الخوادم، عملا بما يقتضيه الأمن السيبراني، مضيفا “كل هذا لحماية شبكة الجمعية الداخلية وقواعد معلوماتها من الاختراقات،  وقد  واجهتنا مشاكل كثيرة تعاملنا معها بحرفية واضطررنا لعزل الشبكة الداخلية لنصل إلى وضع مستقر يمنع الاختراقات”.

 

 

٦- خدمات انترنت مركزية

وأشار إلى أنه قد تم توحيد خدمات الانترنت في جميع مرافق الجمعية بتدشين خطي بيانات وايصالهما بالخادم، وأصبحت خدمة الانترنت متاحة لجميع الموظفين والموظفات. ومواكبةً لتطور خدمات الانترنت وتدشين خدمة الألياف الضوئية في بلدة القديح مؤخرا، وفرنا الخدمة بسرعة فائقة جدا بالاشتراك في احدى الشركات المختصة بالبيانات.

 

٧- نظام سنترال موحد

وأوضح أنه وبعد الانتهاء من مشروع الربط الالكتروني ” اتجهنا إلى تدشين شبكة هاتفية موحدة وتشغيل سنترال موحد يعتمد تقنية آي بي فون IP Phone ، فتم إعادة هيكلة الشبكات الداخلية في جميع المباني إضافة إلى الاستغناء عن معظم خطوط الهاتف فأصبح لكل موظف رقم تحويله خاص به وباسمه، كما قمنا بتدشين الرقم الموحد 920010795 “.

 

٨- تعزيز النظام الاداري

وقال أنه ولتعزيز النظام الاداري قامت تقنية المعلومات بجهد مكثف في تحديث أجهزة الحاسب الآلي في مرافق الجمعية وربطها بخادم موحد، وكان الهدف هو توفير جهاز حاسب آلي لكل موظف في هذه المرافق، والحمد لله تمكنا من ذلك وكان لمساهمة شركة كي بي آر KBR بمدينة الخبر الفضل الكبير اذ تبرعت لنا بمجموعة كبيرة من الحواسيب والماسحات الضوئية والطابعات؛ وقد وفر هذا بيئة عمل متماثلة في جميع مرافق الجمعية ومكن إيجاد وسط تواصل الكتروني وملفات مشتركة بين ادارات الجمعية ولجانها، إضافة إلى حفظ وأرشفة سجلات ووثائق الجمعية الكترونيا لتسهيل الرجوع إليها. كما قمنا بتدشين وتشغيل نظام الحضور والانصراف المركزي في جميع مرافق الجمعية، وانشاء ايميل خاص بالجمعية وبنطاق خاص.

 

٩- الملف الطبي الالكتروني وتركيب/تحديث الأجهزة في المجمع الطبي العام

وعلى مستوى المجمع الطبي بين أنه تم تزويد جميع العيادات بأجهزة الحاسب الآلي والطابعات وماسحات ضوئية وربطها بالخادم، كما تم تدشين وتشغيل الملف الطبي الالكتروني وتدريب جميع منسوبي المجمع الطبي للعمل عليه، وتشغيل النظام الاحتياطي لبرمجيات المجمع الطبي والصيدليات، واجراء الاختبارات والصيانة الدورية لضمان استمراية العمل في أسوء الظروف.

 

10- تدشين موقع الجمعية الجديد

وذكر آل سلام  أنه وفي معرض تطوير العمل التقني عمدت اللجنة إلى أرشفة  موقع الجمعية القديم واستحداث موقع جديد على شبكة الإنترنت بتقنية تفاعلية متطورة لتسليط الضوء على إنجازات واخبار الجمعية ولجانها، وقد دشن الموقع واستحدثت خدمات كثيرة تعزز التواصل مع المشتركين والداعمين من خلال ابراز منجزات الجمعية وتقاريرها الدورية والسنوية وعلى رأسها القوائم المالية الصادرة من مكتب المحاسب القانوني، كما وفر الموقع مجموعة من الخدمات التي تتعلق بدعم المحسنين والمشتركين من قبيل تسديد الاشتراكات السنوية ودعم البرامج الخدمية والتنموية ماليا من خلال الدفع المباشر وعينيا ايضا. كما وفر الموقع الجديد منصة للمستفيدين لتقديم طلبات المساعدة الكترونيا ورفع المستندات المطلوبة، كما تم اضافة استبيان لقياس رضا المستفيدين . واللجنة مستمرة في تحديث الموقع وصيانته بشكل دوري بالتنسيق مع المركز الاعلامي والوحدات الإدارية بالجمعية.

 

١1- تدشين تطبيق الجمعية المستحدث

وكشف آل سلام عن طرح التطبيق الرسمي للجمعية على قوقل بلاي وبدء العمل عليه، موضحا أهميته في تسهيل عملية التواصل مع الاسرالمستفيدة وطالبي المساعدة ودراسة الحالات المستجدة. كما يوفر التطبيق لمراجعي المجمع الطبي العام خدمة الحجز الآلي للمواعيد، ويوفر منصة للداعمين لاستقصاء اخبار الجمعية والتعرف على منجزاتها إضافة إلى تقديم الدعم المالي المباشر والعيني لبرامج الجمعية، والتسجيل في مركز عين لضيافة الأطفال وتسديد المستحقات المالية.

 

خطط اللجنة للاعوام المقبلة 2020 – 2022 م

وعن خطط التقنية والرؤى المستقبلية لدى مجلس الادارة قال: “لدينا عدة  خطط مستقبلية منها تصميم وتركيب شبكة احتياطية لضمان استمرار العمل في حال تعطلت الشبكة الخارجية التي تربط مرافق الجمعية، كما أن تحديث البرمجيات هو عملية مستمرة ونحن على تواصل مع شركات البرمجيات للاطلاع على الجديد لديها ونقوم بتقييمها بالاستعانة بمجموعة من المتطوعين المهنيين، كما نسعى في تطوير وتفعيل البرمجيات الحالية بغرض الاستغناء عن الاستخدامات الورقية لخدمات المستفيدين وبين ادارات الجمعية”.

 

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.